팀의 결속력을 강화하려면 서로의 사적인 면까지 잘 알아야 한다. 물론 회사 규모가 작으면 쉽겠지만 크면 클수록 이 같은 일들은 점점 어려워진다. 그렇다면 회의를 가벼운 질문으로 시작해보자. 직원이 300명 이상인 뉴욕의 메시지 기술 회사 라이브 펄슨 LivePerson의 CEO 롭 로카스시오 Rob LoCascio는 “인생의 기로에 섰던 땐 언제인가?”, “팀구성원들과 동질감을 느낀 적이 있었나?” 같은 개인적인 질문들로 회의를 시작한다. 어떤 질문을 해야 할지 모른다면? 인터넷에 넘쳐나는 질문 리스트를 참고하라.
현황 보고서를 배제하라
대시보드를 활용해 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 확인하라. 그러면 모두가 참여하는 회의에서 토론과 의사결정에만 집중할 수 있다. 모두가 알아야 할 중요한 정보가 있다면 회의 시작 전에 미리 나눠주고 읽게 하라. 대개 말하는 것보다 읽는 것이 2~5배는 더 빠르다. 회의는 짧고 알차게 하라. “누가 언제 무엇을 하기로 했지?”와 같은 단순한 내용이면 충분하다.
두서 없는 혼잣말을 금하라
상사가 쪽지나 파워포인트를 더듬더듬 읽으며 직원들을 고문하도록 절대 놔두지 마라. 연 매출 500만 달러를 올리는 피닉스 소재 기업 허버드 가족 수영 학교 및 스포츠 캠프(Hubbard Family Swim Schools Sports Camps)의 CEO 밥 허버드 Bob Hubbard는 시간교대 슈퍼바이저들에게 짧은 ‘월요일 메모’를 큰 소리로 읽게 하는 연습을 시킨 후 강사들에게 전달하도록 주문한다. 그러면 실제로 전달할 때 목소리에 톤이 살아있게 된다. 허버드는 “그렇게 하지 않으면 목소리가 단조로워져 사람들이 듣지 않게 된다”고 말했다.
회의는 몰아서 하라
한 주에 여러 날 회의하는 것이 임원들을 위해 더 낫다고 생각하는 회사들이 많다. 큰 오산이다. 오히려 의사결정의 흐름이 끊긴다. 필자의 회사는 모든 임원 회의를 월요일에 몰아서 한다. 시작과 종료 시간에 딱 맞춰 회의를 끝내야 하기 때문에 나는 계속 의사결정 모드에 있다. 월요일 이후에는 절대적인 시간 투입이 필요한 시장 조사를 하러 나가거나, 고객과의 만남을 갖는다
탈출구를 제공하라
길고 지루한 회의에 참석하는 것만큼 녹초가 되는 일도 없다. 1억 달러 규모의 뉴욕 광고기술 회사 펄스 포인트 PulsePoint의 CEO 슬론 가온 Sloan Gaon은 ‘회의 참석자 권리장전(Meeting Attendee‘s Bill of Rights)’을 직원들에게 공표했다. 이에 따르면 직원들은 서면 어젠다가 없거나 예정시간보다 10분 이상 지체되는 회의에 대해선 참석을 거부할 수 있다. 슬론은 “모든 직급의 직원들이 스스로 회의가 왜 필요한지 정당화하는 결과를 가져왔다”고 말했다.