서울 서초구가 모든 민원창구에 스마트 디지털 민원실을 구축했다.

서초구는 30일부터 전국 최초로 관내 모든 민원실에서 고도화된 전자민원서식 작성 시스템을 적용한 디지털 민원실을 전면 운영한다고 밝혔다. 세무고지서 발급창구 4곳은 제외된다.

구청·동주민센터 등 디지털 민원실을 찾은 민원인은 종이 신청서 없이 스마트폰과 QR코드를 활용해 간편하게 민원 신청서를 작성할 수 있다. QR코드 스캔을 통해 스마트폰으로 인터넷 주소(URL)을 전송받은 후 신청서를 작성하면 신청서가 암호화된 QR코드로 변환된다. 이를 스캔 리더기에 인식시키면 담당공무원 PC로 전송돼 자동입력이 가능하다.

디지털 민원실 구축으로 서류 작성 시간이 줄고 신속한 업무처리가 가능해질 전망이다. 민원인이 번호표 대기시간 중에 미리 신청서를 작성할 수 있고 서초구 홈페이지에서 신청업무를 미리 선택하면 구청에 도착하기 전에도 미리 작성할 수도 있다.

디지털 민원실에서는 식품위생 영업신고, 통신판매업 등 총 186종에 달하는 민원창구 업무를 디지털 방식으로 신청할 수 있다. 이는 전체 민원창구 업무의 약 86%에 해당한다.

서초구는 디지털 민원실에 적용 가능한 사무 종류(78종→186종)와 창구 수(5개→189개)를 대폭 확대했다. 위임(대리) 신청 가능한 전자서식 및 도장스캐너를 추가하고, 신청서와 위임장에 중복된 내용들은 자동으로 입력되도록 개선했다. 민원창구에 설치된 도장스캐너를 통해 날인하면 도장 이미지가 전자화 후 자동 전송된다.

민원신청 접수부터 보관·관리까지 전자문서로 진행된다. 그동안 민원인이 제출한 구비서류는 담당 공무원이 접수 후 문서고에 보관했지만 디지털 민원실에는 구비서류를 접수 즉시 스캔해 전자화한다. 이를 통해 연간 약 120평의 문서고 공간과 인쇄 비용 2000만 원을 절약할 것으로 기대된다.

앞서 서초구는 지난해 6월부터 민원센터 5개 창구에서 78종 사무에 대해 전자민원서식 작성 시스템을 시범 도입했다. 시스템 도입 후 민원대기 시간이 30분에서 15분으로 단축됐고 이용자 만족도는 91%로 나왔다. 이 시스템은 행정안전부가 주관하는 ‘2023 디지털 지방정부 우수사례 경진대회’에서 최우수상을 받아 행정안전부 장관상을 수상했다.

전성수 서초구청장은 "디지털 민원실 운영으로 주민들이 편리하고 빠르게 행정서비스를 받을 수 있게 돼 매우 보람되게 생각한다”며 “다양한 디지털 기술을 민원서비스 전반에 접목해 스마트 행정을 지속해 나가겠다”고 말했다.