"업무 중요성 각인시켜 상대 관심 유도를"

원활한 커뮤니케이션과 협업을 잘 이끌어내야 능력 있는 직장인이 될 수 있다. 우정사업본부 여러 부서의 직원들이 모여 새 우표디자인을 협의하고 있다. 서울경제 자료사진

지방의 작은 교통방송에서 고객만족 책임자로 일하는 직장인 한모씨(35)는 최근 회사로부터 기존 아날로그식 콜센터를 인터넷을 기반으로 한 디지털 컨택센터로 업그레이하는 방안을 보고하라는 지시를 받았다. 콜센터에서 전화 응대를 하는 팀원들 관리에만 신경써온 한씨 역시 최근의 대세로 받아들여지고 있는 디지털 기반으로의 전환 필요성을 절감하고 있었다. 컨택센터를 설치하는 기술을 갖고 있는 업체부터 시작해 관련 시장 현황이나 솔루션 별 장단점 등에 대해 문외한인 그는 콜센터의 기술 분야를 담당하는 유지보수팀장에게 도움을 청했다. 어차피 투자가 필요한 만큼 회사 재정을 담당하는 총무국의 친한 동료에게도 의견을 구했다. 그 결과 유지보수팀장을 통해 디지털 컨택센터의 시장 현황을 파악할 수 있었으며 나아가 대형 컨택센터 시장을 공략하는 값비싼 외산 장비 대신 50석 내외의 소형 컨택센터를 전문으로 하는 국내 업체를 소개받을 수 있었다. 한씨는 "평소에 친하게 지내기도 했지만 도움을 요청한 이후 식사 대접도 하면서 여러 번 고마움을 표시하자 상대가 자기 일처럼 잘 알아봐줬다"며 "보고서를 잘 만든 것 같아 기분이 좋다"고 말했다. 기업은 하나의 조직으로 개인간, 부서간에 업무관계가 연결돼있다. 대부분의 경우에서 개인 혼자서 특정 업무, 특정프로젝트를 완수하는 것은 어려운 일이다. 개인간, 부서간 협업이 필요한 이유다. 그러나 대다수의 직장인들은 협업의 어려움을 느끼고 있으며 원활하게 이뤄지지 않아 스트레스를 받고 있다. 취업포털 커리어가 직장인 1,354명을 대상으로 조사한 결과에 따르면 10명 중 8명 꼴인 80.1%가 부서 간의 협업이 원활하지 못해 스트레스를 받은 적이 있다. 이로 인해 잦은 짜증을 내거나 출근을 기피하는 현상까지 이어지는 것으로 나타났다. 노은희 커리어 수석컨설턴트는 "혼자만 잘해서는 좋은 성과를 내는 시대는 지났다"며 "원활한 커뮤니케이션과 협업을 잘 이끌어내는 능력을 갖춰 경쟁력 있는 직장인이 돼야 한다"고 말했다. 협업을 잘 이끌어 내기 위한 노하우를 알아보자. 우선 상대가 협업에 관심을 가질 수 있도록 유도해야 한다. 직장인들이 협업 진행 시 겪은 어려움 중 하나는 상대가 무성의하게 협조하거나 협업에 불응할 때다. 이는 직장 내에서 개인마다 담당하는 업무영업이 서로 다르다 보니 업무에 대한 중요도나 성취감 차이 때문에 오는 결과라고 볼 수 있다. 그러므로 협업을 요청할 때에는 상대에게 업무의 중요성을 충분히 각인시켜 관심을 가질 수 있도록 유도해야 한다. 둘째, 협업을 공식화시키는 것도 하나의 방법이다. 사적이나 개인적으로 협업을 요청하는 것도 좋지만 이는 무성의해지거나 마감시한을 지키지 않는 등 뜻하지 않은 결과가 가져올 수 있다. 중요도가 높은 협업이라면, 대외적으로 협업을 공식화시켜 상대에게 책임감을 부여하는 것이 좋다. 예를 들어 메일로 협업을 요청할 경우, 협업 상대보다 직급이 높은 상사와 함께 참조를 걸어 보내는 것도 하나의 방법이 될 수 있다. 셋째, 서로 주고 받는 '기브 앤드 테이크(Give and Take)'를 실천하는 것도 협업을 잘 이끌어내기 위한 노하우가 될 수 있다. 상대가 평소 친분이 있는 사이라면 상관없지만 직장동료는 대부분 공적인 관계라고 할 수 있다. 협업을 요청하면서 식사나 음료수를 제공할 경우 상대방이 협업을 잘해줘야겠다는 책임감을 가질 뿐 아니라 친분을 쌓을 수 있는 좋은 계기가 될 수 있다. 만약 뇌물공세가 부담스러울 경우 협업 결과물과 함께 상대에게 '이렇게 좋은 결과가 나올 수 있도록 신경써줘 감사하다'고 고마움을 전해주는 것도 하나의 방법이다. 상대방이 협업에 대한 성취감을 갖게 되어 추후 협업 요청이 수월해질 뿐 아니라 끝까지 챙겨주는 섬세한 동료로 기억될 수 있다. 마지막으로 커뮤니케이션 능력을 키워야 한다. 협업은 서로 다른 업무영역에서 공통적인 부분이나 목적을 추구하기 때문에 지속적인 대화가 필요하다. 지속적이고 원활한 대화를 위해서는 커뮤니케이션 능력이 중요한데 이 능력은 타고나는 것이 아니라 꾸준한 훈련을 통해 쌓을 수 있다. 평소 남의 의견을 잘 듣고, 자기표현을 할 수 있는 환경에 자주 노출된다면 커뮤니케이션 스킬도 더욱 업그레이드 될 수 있다. 이외에도 기업 차원에서 협업을 활성화시키기 위한 방안으로 협업 시스템, 매뉴얼을 구축하거나 사내 커뮤니케이션 활성화 등을 건의하는 것도 하나의 방법이 될 수 있다.