2019년애 실시된 한 조사에 따르면 미국 노동자는 하루 평균 126통의 업무 이메일을 주고받는다고 한다. 4분마다 메일 1통이 오가는 셈이다. 또 다른 실험에서는 지식노동자가 이메일과 인스턴트 메신저를 평균 6분에 한 번씩 확인하고 하루 평균 77차례나 이메일 수신함을 확인하는 것으로 나타났다. 그런데 대면보다 ‘빠르고 즉각적인’ 소통으로 우리의 업무 능률은 올라갔을까. 결론부터 말하자면 그렇지 않다. 신간 ‘하이브 마인드’는 메신저 채팅창과 이메일을 통한 소통 잡무에 파묻혀 정작 중요한 일에 머리를 쓰지 못하는 현실을 들여다보며 메시지의 홍수 속에서 일의 생산성을 향상할 방법을 모색한다.
디지털 문화 전문가인 저자는 업무 중 수시로 주고받는 메시지 때문에 인간의 주의력이 분산된다고 주장하며 ‘하이브 마인드 활동 과잉’이라는 새로운 개념을 제시한다. 하이브 마인드 활동 과잉이란 ‘이메일이나 인스턴트 메신저 같은 디지털 의사소통 도구에서 오가는 비체계적이고 무계획적인 메시지와 지속적인 대화를 중심축으로 하는 업무 흐름’을 뜻하는 용어로, 벌집을 뜻하는 하이브(hive)에서 따 온 것이다. 쉽게 말해 구체적인 방식이 뭐가 됐든, 대충 상황을 봐 가며 메시지를 주고받으면서 일하는 것을 의미한다. 저자는 이로 인해 노동자는 정작 중요한 업무에 몰입할 수 없게 되고, 이는 조직 전체의 생산성 저하로 이어진다고 말한다. 신속한 조직 운영을 위해 구성원들은 수신함이나 채팅 채널을 수시로 들여다 봐야 하지만, 이는 인지 능력의 효능 저하와 피로 누적으로 이어진다는 것이다. 저자는 “신속하게 업무를 맡기고 피드백을 구하는 능력은 당장은 능률적으로 보일지 모른다”면서도 “장기적으로는 같은 양의 업무를 달성하는 데 더 많은 시간과 비용을 요구해 생산성을 떨어트릴 가능성이 높다”고 주장한다.
저자는 다양한 사례와 연구를 바탕으로 하이브 마인드 활동 과잉에서 벗어날 수 있는 대안을 제시한다. △이메일은 5문장 이하로 작성하고, 추가 논의는 전화든 대면이든 더 나은 매체로 바꿔 소통하는 방식 △이메일 주소를 개인과 연계(사람 이름@회사)하지 말고 부서·프로젝트와 연계(부서·프로젝트명@회사)해 즉흥적으로 오가는 대화와 무절제한 메시지 교환을 줄이기 △태스크 보드를 활용해 체계화된 절차를 만들고 사전에 업무를 조율하는 규칙을 만들기 등이다. 코로나 19로 비대면 재택근무가 늘어나는 상황에서 기업과 개인들이 고민해 볼 만한 내용이 충실하게 담겼다. 1만 8,500원.
