"이메일 잘쓰려면…간결하게 두괄식으로 내용 전달해야"

“챗GPT로 이메일을 쓰려면 프롬프트(명령어)를 통해 맥락을 굉장히 자세히 써야 결과물이 잘 나와요. 정중하고 긴 이메일이 나오기 쉽죠. 하지만 늘상 이메일을 쓴다면 나만의 스타일을 찾는 게 효율적이죠.”

챗GPT 시대에 이메일 쓰기를 공부해야 할 이유는 무엇일까. 최근 글로벌 기업에서의 경험을 토대로 신간 ‘실전 비즈니스 영어 이메일’을 펴낸 정다정 저자에게 물었다. 정 저자는 21일 서울경제신문과의 인터뷰를 통해 “글로벌 기업에서는 이메일로 보고, 소통이 모두 이뤄지는 만큼 나만의 이메일 스타일을 확립하는 게 중요하다”며 이 같이 밝혔다.

정 저자는 20여년 간 외국계 기업에서 잔뼈가 굵은 커뮤니케이션 담당자다. 로레알, 화이자, 루이비통 등 글로벌 기업을 거쳐 메타코리아에서 인스타그램 홍보를 총괄하고 있다. 영어권 경험이 없는 그가 글로벌 기업에서 분투하며 얻은 깨달음은 이메일 커뮤니케이션의 기본은 ‘상대방이 쓰는 시간을 최대한 줄여주는 배려’라는 것. 그는 “글로벌 기업에서는 모든 보고와 공지, 커뮤니케이션을 이메일로 하기 때문에 받는 이가 이메일을 이해하는 데 드는 시간과 노력을 줄여주는 게 가장 중요하다”며 “상대방이 원하는 니즈를 잘 파악해 회신을 하고 최대한 간결하고 효율적으로 내용을 전달해야 한다”고 전했다.

그가 강조하는 건 명확성, 두괄식, 다정함이다. 장황하고 긴 이메일 대신에 간결함과 명확성을 우선 순위로 삼았다. 정 저자는 “숫자 위주로 표현하거나 내용이 길어지면 불렛 포인트를 쓴다”며 “데이터 포인트 위주로 간결하게 전하고 하고 싶은 말은 반드시 두괄식으로 배치해야 한다”고 조언했다.



여기에 하나 덧붙일 수 있는 정 저자만의 스타일은 다정함이다. 이메일은 상대방의 비언어적 제스처가 드러나지 않기 때문에 더욱 다정하게 케어하는 방식이 중요하다는 것. 정 저자는 “아이스브레이킹 없이 용건을 꺼냈는데 상대방으로부터 너무 딱딱하다는 피드백을 받았다”며 “처음 이메일을 주고 받을 때는 어색하더라도 ‘잘 지내길 바랍니다(I hope you well)’, ‘잘 지내니(How are you)’ 등 안부를 물어주는 것을 추천한다”고 전했다.

특히 정성어린 태도를 보는 건 어느 문화권이든 통용되는 기술이라는 점도 언급했다. 모르는 부서나 기관에 콜드 메일을 보낼 때 막연히 ‘담당자분에게(To whom it may concern)’라는 제목으로 이메일을 보낼 때가 있는데 큰 실례가 될 수 있다는 것이다. 정 저자는 “메일을 보낼 때 담당자가 누군지 찾고 이를 정확히 밝히는 게 제일 중요하다”며 “회사 홈페이지나 링크드인을 통해서 찾을 수 있는 정보라든지 관련된 직책을 정확히 명시하는 등 최소한의 성의를 보이는 게 첫인상을 결정한다”고 전했다.

제목에 대문자를 남발하는 것도 피해야 할 부분이다. 그는 “많은 이들이 이메일 제목에 대문자로 ‘급함(URGENT!!!)’ 등 급박함을 전하려고 하는 경우가 많은데 흔히 하는 실수”라며 “상대방 입장에서는 소리를 치는 느낌으로 받아들여 오해를 불러일으킬 수 있다”고 전했다. 이어 “급하더라도 ‘다시 알림(Reminder)’ 등으로 순화해서 전할 필요가 있다”고 전했다.

그는 “이메일도 소통의 방식이기 때문에 업무에 대한 이메일은 잘 쓰지만 피드백에 응답하는 방식, 동료를 떠나보내는 작별의 메일 등에는 정작 소홀해지기 쉽다”며 “나만의 표현과 소통 방식을 꾸준히 찾아내는 게 중요하다”고 조언했다.