[현장출동 Trade SOS] <10> 비즈니스 서신 작성하기

우리의 고민은, 바이어사로부터 불손한 메일 받았는데… 국내 수출업체 K사는 최근 이란의 바이어 S사로부터 한 통의 서신을 받았다. 메일을 읽어보니 자세한 뜻은 알 수 없지만 자사를 비방하는 듯한 내용이 담겨 있었다. K사는 좀 더 정확한 내용을 파악하고 이에 대한 대처방안을 논의하기 위해 무역협회를 찾았다. 이렇게 하세요 무역협회 컨설팅지원단이 읽어본 문제의 메일에는 '한국에서 영어를 가장 잘하는 사람을 찾아서 답신하라'는 문구가 적혀 있었다. 영어가 서툰데다 수출경험도 별로 없던 K사를 얕잡아본 S사가 K사의 기선을 제압해 수출단가를 깎아보려는 의도가 있음을 알 수 있었다. 무역협회는 중동의 바이어에게 빈틈을 보이지 않기 위해서는 정확한 문법과 명료성ㆍ간결성ㆍ완전성ㆍ예의성 등을 갖춘 정통 무역영어로 회신해 만만한 상대가 아니라는 점을 보여줘야 한다고 판단했다. 먼저 상품의 규격과 단가ㆍ결제조건 등을 정확히 명기하는 동시에 의도하는 바를 분명하고 확실하게 전달하는 서신을 작성했다. 또 불필요하거나 어려운 어휘 대신 간결하고 쉬운 표현을 사용했고, 특히 바이어의 감정이 좋지 않은 만큼 명령조는 피하고 정중한 표현을 썼다. 무역협회의 지원을 받은 K사가 서신을 보내자 이란 바이어는 태도를 바꿔 적극적으로 협상에 임하기 시작했다. 현지 바이어는 K사가 생산하는 칼슘비료의 성분검사와 함께 국가공인기관의 성능보증서, 일정량의 샘플, 공인된 품질검사 결과 등을 요청했다. 특히 K사의 제시가격이 경쟁업체에 비해 높다는 이유를 들어 신용장 개설을 미루고 천연칼슘 품질에 국제 공인검정기관인 SGS의 공인을 받을 것을 요구했다. 이에 무역협회는 이란 바이어가 제품을 구매하겠다는 구체적인 보장도 없이 적지 않은 비용을 들여 SGS 공인부터 받는 것은 바람직하지 않다고 조언했다. 또 가격을 계속 깎으려는 바이어에 대해서는 논리적인 자료를 제시해 가격인하가 불가능하다는 입장을 단호하게 내비칠 필요가 있다고 알려줬다. 무역협회의 권고에 따라 K사는 바이어에게 칼슘비료가 천연제품이라는 구체적인 근거자료를 제시했고 제품가격을 수용할 수 없다면 거래를 성사시킬 의사가 없는 것으로 간주하겠다는 메일을 보냈다. 또 K사는 또 다른 현지업체와도 협상 중이라는 사실을 시사하며 선착순 원칙에 따라 25만달러어치의 1개 컨테이너 분량을 먼저 수입하는 업체에 이란 내 독점판매권을 부여하겠다며 심리적인 압박을 가했다. 결국 오랜 줄다리기 협상 끝에 K사는 25만달러어치의 1개 컨테이너 주문을 S사로부터 수주하는 데 성공했고 S사는 마침내 신용장을 개설했다. 중소기업청과 한국무역협회는 외국어 전문인력이 부족한 중소 수출기업에 통ㆍ번역 서비스를 무료로 제공하고 있다. 지원대상은 연간 수출실적 200만달러 미만 기업에 한하며 동일업체당 연간 최고 200만원까지 지원된다. 영어ㆍ중국어ㆍ일본어를 비롯해 총 18개 국어까지 가능하다. <문의처 및 도움말 : 한국무역협회 종합무역컨설팅지원단 1566-5114 http://tradesos.kita.net>