한국후지제록스와 AIA생명 관계자들이 지난 9일 서울 중구 순화동 AIA타워에서 열린 ‘AIA 생명 통합문서관리센터 개소식’에서 테이프 컷팅을 하고 있다. (왼쪽부터)장은구 한국후지제록스 전략사업본부 부사장, 양희강 한국후지제록스 대표, 차태진 AIA생명 대표, 임창원 AIA생명 재무본부장(부사장)./사진제공=한국후지제록스한국후지제록스는 지난 9일 서울 중구 순화동 AIA타워에 위치한 AIA생명 사무실에 ‘통합문서관리센터(TDC)’를 구축했다고 10일 밝혔다.
이번에 구축한 TDC는 AIA생명의 문서 업무를 효율적으로 지원한다. 총 4명의 전문가가 상주하면서 인쇄물 관련 상담 및 제작, 문서·집기 저장, 행낭 우편, 메일룸 운영 등의 서비스를 제공, 전사적 차원의 문서 커뮤니케이션 효율성과 생산성을 높여준다.
TDC를 구축하면 인쇄물 제작은 간편하게 웹으로 요청하면 된다. 이전까지는 인쇄물 제작을 위해 외부 업체와 개별적으로 미팅을 해야 했지만, TDC 구축으로 내부 전문가가 즉각적으로 대응할 수 있도록 워크플로우를 개선해 신청 즉시 인쇄 전문가와 편집 디자이너가 제작 방안을 제안한다. 또 전문 제작 인력도 투입돼 필요에 따라 각종 인쇄물의 자체 제작이 가능하다.
디자인 가이드나 내부 심의 등 인쇄물 제작 과정에 필요한 복잡한 업무는 헬프데스크를 신설해 일원화했다. 이밖에 ‘인쇄물 통합관리 시스템’이라는 표준 내부 주문방식을 도입해 발주 누락 및 중복 발주 등의 업무 혼선을 최소화 했다.
차태진 AIA생명 대표는 “TDC 구축은 단순한 일회성 비용 절감을 넘어 문서관리 전반의 프로세스 개선을 통한 업무생산성 및 효율성 향상을 목표로 한다”며 “AIA생명은 앞으로도 임직원들과 설계사들이 본연의 업무에만 집중할 수 있도록 투자를 아끼지 않을 것”이라고 말했다.
양희강 한국후지제록스 대표는 “한국후지제록스는 고객의 업무 생산성 향상을 통해 비즈니스 성공을 지원하는 파트너”라며 “TDC 구축을 통해 AIA생명의 업무 효율 개선, 비용 절감 등 과제를 해결하는 동시에 핵심 업무에 집중할 수 있는 환경을 지속적으로 지원하겠다”고 말했다.
