가을은 찾아왔는데 처리해야 할 업무량은 더욱 폭증하고 있다. 어떻게 해야 업무효율을 높일 수 있을까?
By Verne Harnish
1. DITCH THE OPEN-DOOR POLICY
‘열린 문’ 정책을 버려라
직원들을 회의실 테이블로 수시로 불러낸다면, 당신은 회사 성장을 위해 필수적으로 해야 하는 일들을 절대로 해내지 못할 것이다. 하루에 1시간 정도를 할애해 팀원들과 이야기를 나누고, 나머지 시간에는 직원들을 위해 당신의 방문을 닫아라. 당신이 얼마나 많은 일을 처리할 수 있는지 놀랄 것이다. 직원들도 급한 일이나 분쟁을 처리하는 방법을 스스로 배울 수 있다.
2. AVOID DIGITAL DISTRACTIONS
방해되는 디지털 업무를 피하라
집중력을 방해하는 사소한 전산 업무들은 모두 자동화시켜라. ‘적게 일하며 오래 살기(Less Doing, More Living)’의 저자인 아리 마이젤 Ari Meisel은 송장을 보내거나 블로그에 글을 남기는 것과 같은 자잘한 업무는 이프트 IFTTT나 재피어 Zapier 같은 서비스를 이용해 처리할 수 있다고 조언한다. 또 팔로업.씨씨 FollowUp.cc를 이용하면 원하는 이메일을 찾느라 허비하는 시간을 줄일 수 있다. 이 앱은 처리해야 할 메시지가 쌓여 있을 때 중요한 메시지를 재전송해준다. 아리 마이젤은 “업무 생산성 향상에 가장 도움이 되는 서비스”라고 설명했다.
3. LIMIT MENTAL FRICTION
골치 아픈 일은 최소화하라
비슷한 업무는 묶어서 매주 또는 매달 한꺼번에 처리하라. 내 클라이언트 회사의 계좌관리 팀은 고객들의 잦은 질문 때문에 프로젝트가 원활하게 진행되지 않는다고 고충을 털어놓은 적이 있다. 나는 그 때 모든 고객들에게 한 달에 한 번씩 전화를 먼저 걸어 그들의 모든 우려에 대해 논의할 것을 제안했다. 고객들이 전화 한 통화로 모든 질문을 한꺼번에 하도록 유도하면 직원들의 업무집중도를 높일 수 있다. 가장 긍정적인 효과는 고객들 스스로가 특별한 서비스를 받고 있다고 생각한다는 것이다.
4. STREAMLINE SCHEDULING
스케줄을 간소화하라
회의를 소집하거나 단지 전화 통화 시간을 정하기 위해 몇 통의 이메일이 오고 가는 일이 빈번하다(상당한 시간이 허비되고 번거로움이 발생하는 것은 말할 필요도 없다). 이럴 땐 스케줄원스 ScheduleOnce를 이용해보자. 이 서비스는 연락처 목록에 있는 사람들과 스케줄을 공유해 한 번에 약속 시간을 잡을 수 있도록 도와준다. 아리 마이젤은 이 서비스를 이용하면 “업무 외 시간에 사람들과 쉽고 편리하게 약속을 잡을 수 있다”고 설명했다.
5. PROTECT YOUR SLEEP
숙면을 취하라
밤에 파란 빛을 내뿜는 디지털기기를 보면 수면에 방해를 받는다. 황당한 제안일지는 모르지만, 자기 전 태블릿이나 휴대폰을 볼 땐 기기의 파란 빛을 차단하는 선글라스를 착용하라. 잠깐 가족들의 놀림거리가 될 순 있지만, 좀 더 개운한 아침을 맞을 수 있을 것이다. 너무 피곤해 논리적인 사고가 어렵다면 효율성을 높이는 이 방법을 한번 시도해보는 건 어떨까?
번 해니시는 임원 교육전문회사인 가젤스Gazelles Inc.의 CEO이다.
