대부분의 사람은 이메일 계정에 로그온해서 처음부터 하나하나 보고 있을 것이다. 그러다가 전화를 해야 하거나 회의에 참석하고 다시 로그온하면 이미 그 새에 또 새로운 이메일들이 와 있다. 이런 방법을 하루에 10번 이상 반복해야 할 수도 있다. 하루 일과를 마감할 때쯤이면 우선순위에 맞게 일을 하지도 못했고 그동안 쓴 시간에 걸맞는 생산성을 얻지도 못했다.
이런 일은 왜 일어나는가? 이메일을 읽어보는 것은 사실 매우 고등한 뇌 기능 활동이다. 하루를 이메일 읽기로 시작하면 더 복잡하고 우선순위가 높은 업무를 효과적으로 수행할 능력을 그만 잃게 된다. 더 자세한 신경과학적 지식은 데이비드 록이 쓴 책 <일하는 뇌>를 참조하면 된다.
누군가는 완전히 반대의 방식을 취한 적도 있었다. 한동안 이메일이 오건 말건 무시하고, 쌓이게 놔둔 것이다. 물론 이것도 별로 좋은 전략이 못 된다. 중요한 이메일을 놓칠 위험이 있다. 수천 통의 이메일이 쌓여서 혼자서는 좀처럼 찾아내기 힘들어질 수 있다.
그럼 어떻게 해야 하나? 가장 좋은 기법을 알아보자
1. 이메일을 열기 전에 일의 우선순위를 정한다. 컴퓨터로 하지 말고 종이에 적는 것이 좋다.
필자의 경우는 이 작업을 출근하기 전날 밤에 하는 것이 제일 좋았다. 필자가 해야 할 일의 목록을 정하고, 우선순위를 정하고, 그 중 하루 내에 다 할 수 있는 것을 고른다. 이 중 마지막 사항은 낙관론자인 필자에게는 가혹하다. 필자는 언제나 동시에 많은 것을 해내고자 하지만 언제나 한계는 있기 때문이다.
2. 아침이 되면 이메일을 체크해서 우선순위를 고쳐야 하는지 살핀다.
우선 발신자를 체크해 상사나 중요한 사람들로부터 온 메일이 있는지 확인한다. 또한 제목을 체크해 중요한 것이 있는지 확인한다. 이 새로운 정보를 이용해 우선순위를 조정한다. 신속한 답장을 하는 것이 좋은 이메일이 있다면 기회가 되는 대로 빨리 답장한다. 빨리 답장할 필요는 없지만 잘 살펴보고 대응해야 하는 이메일에는 별도 표시를 한다.
3. 언제나 우선순위 목록을 들고 그 내용을 상기한다.
물론 필요하면 메모를 하거나, 새로운 일을 적어 넣거나, 우선순위를 바꿀 수도 있다. 그러나 이건 앞으로 24시간 보내기 위한 로드맵이다. 그리고 하루 일과를 마칠 때 이 우선순위 표는 계획을 얼마나 잘 실천했는지를 보여주는 점수판이 될 것이다.
4. 다른 우선순위 업무를 처리해야 할 시간에 이메일을 점검하지 않는다.
앞에서 언급했듯이 그날 처리해야 할 업무 순서를 정하고 업무처리 시간을 정한다. 정해진 업무가 종료 시까지는 이메일 점검을 하지 않아야 한다. 최소한 연기 정도는 해야한다.
5. 일과를 마칠 때 남은 이메일들을 점검하고, 표시를 했던 것에 답하며, 만약 시간이 많이 필요할 경우 업무 목록에 넣는다.
보통 사서함에 보관하는 이메일의 수를 정하고, 그 수대로 맞추려고 노력한다. 그 수는 필자의 역할, 필자가 속한 팀에 따라 달라진다. 아마존의 어느 간부는 약 20여개로 정해놓는다고 한다. 필자는 그 이야기를 듣고 감탄했다. 필자의 목표는 그보다는 많지만 언제나 목표를 지키려고 애를 쓴다. 이를 통해 필자는 스스로가 이메일 관리를 얼마나 잘 하는지 점검할 수 있다.
6. 주말에 시간을 내서 지난 7일 동안의 이메일을 본다.
매일의 일과 때문에 필자는 목표를 이루기가 여의치 않다. 때문에 주말에 시간을 내서 보는 것은 제2차 방어선이다. 이 때 더 많은 시간을 들여야 하는 이메일을 확인해 답장을 하거나 다른 방식으로 처리할 수 있다.
너무 많은 이메일_ 사서함 때문에 시간 낭비하지 말라이러한 일과를 꾸준히 지키는 것은 건강관리와 비슷하다. 이러한 요령을 보통은 잘 지키지만 그렇지 못할 때도 있다. 그럴 때면 일의 능률이 오르지 않는 것을 발견하게 된다. 이 내용을 철저하게 지켜야 최대한의 효과를 얻을 수 있다. 건강과 마찬가지로, 일의 능률도 얻으려면 투자가 필요하고, 또한 충분히 그럴 가치가 있다.
서울경제 파퓰러사이언스 편집부 / by Ellenore Angelidis
